Mais alors, qu’est-ce qu’une GED ? C’est un soft qui permet d’archiver, de classer et de partager des documents. Grâce à cette GED (gestion Electronique de Document), l’accès à l’information est plus simple et l’ensemble de l’entreprise devient bien plus efficace.
L’une des problématiques de la digitalisation des PME est la numérisation des documents papier et leur gestion électronique de documents.
C’est déjà à ce niveau que le photocopieur intervient, ou le scanner de production : Il permet de numériser le document. Sur un scanner de bureau, vous serez limités au format A4. Avec le photocopieur, vous numériserez des documents en A4 A3, en recto et en recto verso.
Avec les salariés en télétravail ou en déplacement, il devient primordial de pouvoir accéder aux documents de l’entreprise à distance, sans avoir à demander à un collaborateur sur site au bureau de scanner la feuille et l’envoyer. Remplacer le tout papier par le tout numérique permet de travailler autrement, avec plus d’efficacité, pour peu que l’on utilise des outils digitaux adaptés.
Pour la dématérialisation des documents (factures, contrats, documents comptables, etc.), le type d’outil le plus adapté est le logiciel GED. Un logiciel GED en ligne permet d’archiver, de classer et de partager des documents. Dans de cas, l’accès à l’information est simplifié et facilité pour les salariés et les dirigeants.
Le logiciel de gestion électronique des documents permet aussi la gestion des workflows, c’est-à-dire l’automatisation de la circulation des documents dans l’entreprise et la gestion des tâches liées aux documents (approuver, valider, signer…). Il permet ainsi à l’entreprise de gagner en efficacité.
De nombreux outils GED sont proposés par nos fournisseurs de photocopieurs, à savoir ZENDOC, RESOPOST, THEREFORE
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